Web会議をスムーズに進めるための注意点

感染症をきっかけに、WEBでの会議（オンライン会議・打ち合わせ）を導入する企業が増えています。

Web会議は、対面での打ち合わせとは勝手が違うので、慣れていないと「うまく進行できない」「印象を悪くしてしまった」など、残念な結果に終わってしまうこともあります。

そこで今回は、「Web会議をスムーズに進めるための注意点8つ」と「参加人数が多い場合の注意点3つ」をご紹介いたします。

どれも簡単な内容なので、知っておくだけでも損はないです。

Web会議の注意点

事前準備を行う

Web会議をスムーズに行うためには、事前準備が重要です。

使用するWeb会議ツールの仕様を把握し、接続に問題がないか確認することはもちろん、ネットの回線速度、カメラの向き、マイク・スピーカー等の動作確認。それぞれ事前に調整しておくことで、会議が始まってから慌てずに対応することができます。

Web会議に慣れていない方ほど、本番で戸惑ってしまうことが多いので、事前準備をきちんと行うことをお勧めします。

Web会議が初めてで不安な場合、無料の会議ツール（zoom・Skype等）であれば、事前に家族や友人とリハーサルしておくと安心です。

開始・終了時間を決めておく

通常の会議でも重要なポイントですが、会議の開始時間だけでなく終了の時間も事前に決めておきましょう。終了時間が決まっていないと、ダラダラといつまでも続いてしまう危険性があります。

決まった時間内に議題を話し合うことで、作業効率の低下を防ぎ、メリハリのある会議につながります。

会議があまりに長いと集中力が切れてしまうので、30〜45分程度でサクッと終わる方がお互いに楽かなと思います。

会議の議題・目標を明確に決めておく

通常の会議と同じく、Web会議でも議題・目標を明確に周知しておくことが重要です。

「この会議で、何をどこまで決めなければいけないのか」を明確にすることで、会議の質は上がります。ただ漠然となんとなく行う会議は不要です。

議題は、数が多いと会議時間が長くなり集中力も切れてしまうので、一度の会議で議題は3つ以内がベストです。（1つでも十分）

会議資料は事前に共有する

会議で使用する資料は事前に共有しておきましょう。

重要資料はツールでの共有が懸念されることがあり、資料の画面共有では、場合によって画質が粗くて見づらかったり、見たい部分がよく見えなかったりと不便が生じてしまうことがあります。

ほとんどのツールで、会議中に資料の共有は可能ですが、事前に共有し、それぞれの画面で開いて確認する方が効率的で、進行もスムーズになるためお勧めです。

発言の仕方に気を付ける

Web会議では、対面よりも表情や意思が汲み取りにくかったり、マイクやスピーカーの環境によって声が聞き取りづらい場合があります。

そのため、発言する際は、ボソボソせずにはっきりと落ち着いて簡潔に話すことを心がけましょう。

また、Web会議のツールや回線によっては、音声・映像にタイムラグが生じることがあります。

タイムラグの時間は環境によって異なるため、タイミングが掴みにくいところですが、普段よりも一呼吸置いて発言したり、「発言しても良いですか？」と前置きを入れるだけでも進めやすくなります。

雑音に気を付ける

Web会議で意外と気になるのが雑音です。

外は周りの話し声・車・風など音に溢れていますが、自宅でもテレビ・家族の会話、生活音・タイピング音などがあり、マイクにもよりますが、意外と周辺の音を拾ってしまうのです。

雑音があると、相手の声が聞き取り難かったり、気が散ったりと会議に支障をきたしてしまうため、お互いが会議に集中できるよう、周りに迷惑のかからない、できるだけ静かな環境を見つけて、行うようにしましょう。

それでも、マイクの周辺で資料をガサガサしてしまったり、マイクが近すぎて喋るたびに雑音が入るといったケースもあるので注意しましょう。

雑音の入りにくいマイク・ヘッドセットの活用もお勧めです。

自分の発言時以外はミュートにする

室内の静かな環境で雑音に注意していても、急な電話や物音で発言を遮ってしまう場合があります。

そうならないためにも、自分が発言する時以外は、ミュートにするかマイクをオフにすることをお勧めします。ミュートにしていれば、雑音で迷惑をかけることはありませんので、手元で資料をガサガサしても大丈夫です。

また、自分の発言中に咳やくしゃみをしたくなることもあると思いますが、その瞬間にマイクをOFFにすることで、事故を防ぐこともできます。音量によってはお相手の耳が死にますので。

発言に反応を示す

Web会議の場合、表情がわかりにくいので、反応がないと「きちんと伝わっているのかな？」「聞こえているのかな？」と不安になることがあります。

そのため、発言に対して相槌（うなづきで）を打ったり、表情や仕草で反応を示すようにしましょう。

参加人数が多い場合の注意点

参加人数の多い会議の場合は、追加で注意したいポイントがあります。

会議のルールを決めておく

• 会議の録画・録音の有無
• 他者の発言時はマイクOFF
• カメラは常時ON
• チャット機能の使い方
• 発言の順番
• 議事録をまとめる担当

など、Web会議ならではのルールを決めておきましょう。

これらは、会議の目的や参加者など状況によっても異なりますが、スムーズで充実した会議やトラブル回避にもつながります。

進行役を決めておく

Web会議では、司会進行役の存在が重要となります。

議題の進行・発言者の指名・まとめなど、進行役がこれらを取り仕切ることで、会議を円滑に進めることができます。

また、主催者・進行役の方は、開始時間よりも5分ほど早く入り、準備を整えて参加者を待つことで、会議が始まってから慌てることがないのでお勧めです。

会議前のアイスブレイク

Web会議では、「それぞれ別の場所からの参加」「久しぶりに見る同僚」など、参加者と距離を感じることも少なくありません。

そんな時は、会議前に参加者と雑談・アイスブレイクをしてみてはいかがでしょうか。アイスブレイクを挟むことで緊張がほぐれ、和やかな雰囲気で会議をスタートすることができます。

※雑談のしすぎにご注意を！

まとめ

今回は、Web会議での一般的な注意事項をご紹介させていただきました。

一対一での打ち合わせや参加者が身内ばかりのフランクな会議など、状況によって注意点は変わってきますが、社内の重要会議や取引先とのWeb会議など、失敗したくない場面等でぜひ参考にしてみてください。